Tout CSE d’une entreprise ayant plus de 50 salariés dispose d’un budget alloué par l’employeur. Ce budget est divisé en deux composantes : d’une part, la subvention de fonctionnement, qui est une obligation légale, et d’autre part, la contribution aux activités sociales et culturelles, provenant majoritairement d’un accord d’entreprise mais pouvant aussi, dans certains secteurs, être une obligation légale.

Ce budget va être utilisé par le CSE pour effectuer diverses actions, induisant nécessairement des dépenses. Afin de gérer et tracer la dépense du budget, le CSE doit donc tenir une comptabilité, ainsi qu’effectuer une approbation des comptes tous les ans.

Cette comptabilité obligatoire, pouvant être aussi appelée tenue des comptes, est plus ou moins détaillée selon le niveau de ressources alloué.

La tenue des comptes du CSE

Cette obligation s’impose à tous les CSE, et son étendue dépend de la taille du comité. Le comité peut être petit, moyen ou grand ; cela est déterminé par les articles L. 2315-64, L.2315-65, D 2315-33 et D2315-35 du Code du travail.

Un petit comité sera tenu aux obligations comptables suivantes :

  • Tenue d’un livre des recettes et dépenses ;
  • Etablissement, une fois par an, d’un état des recettes et dépenses ainsi qu’un état de situation patrimoniale ;

La comptabilité est alors extrêmement simplifiée.

Un moyen comité sera tenu à des obligations comptables générales, qui sont similaires à celles auxquelles sont soumis tout commerçant, à savoir :

  • Enregistrement chronologique des mouvements affectant le patrimoine ;
  • Inventaire annuel de l’actif et du passif ;
  • Établissement de comptes annuels.

Toutefois, le CSE peut adopter une présentation simplifiée de ses comptes, et non exhaustive comme cela devrait être normalement le cas.

De plus, un moyen comité doit :

  • Faire appel à un expert-comptable pour la présentation de ses comptes annuels, la dépense afférente étant impactée sur son budget de fonctionnement (article L.2315-76 du Code du travail).
  • Fournir dans l’annexe à ses comptes des informations sur les transactions significatives qu’il a effectué (article L2315-66 du Code du travail).

Un grand comité est tenu, comme un moyen comité, aux obligations comptables générales, sans toutefois avoir de possibilité d’effectuer de présentation simplifiée.

Leurs comptes annuels vont donc comprendre un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Enfin, pour les CSE exerçant un contrôle sur d’autres structures, ils ont l’obligation d’établir des comptes consolidés dès lors qu’il peut être considéré comme un grand comité.

L’approbation des comptes annuels

Les CSE doivent arrêter les comptes, selon les modalités prévues dans leur règlement intérieur.

Il s’agit d’une mission incombant uniquement aux membres du CSE : ni l’employeur, ni les délégués syndicaux, ne peuvent y participer.

Une fois les comptes arrêtés, les comptes annuels du CSE doivent être approuvés par une séance spéciale, appelée assemblée plénière. La réunion ne doit porter que sur ce sujet, et faire l’objet d’un procès-verbal spécifique.

L’approbation doit intervenir dans un délai de six mois après la clôture de l’exercice, ce qui correspond au 30 juin pour les exercices clôturés le 31 décembre de l’année passée.

Toutefois, le délai de six mois peut être prolongé par le CSE, s’il en fait la demande auprès du président du tribunal judiciaire.

Une fois encore, seuls les membres du CSE peuvent être présents à la réunion : ni l’employeur, ni les représentants syndicaux ne peuvent y assister.

Cette réunion permet aussi la présentation du rapport d’activité et de gestion aux membres du CSE, sur lequel nous nous attarderons brièvement dans un point dédié.

Dans le cadre de cette approbation de comptes, les grands comités ont l’obligation de nommer au moins un commissaire aux comptes afin de faire certifier leurs comptes ; il en va de même pour les CSE établissant des comptes consolidés, qui doivent, quant à eux, nommer deux commissaires aux comptes.

La certification des comptes présente un coût, qui doit être imputé sur le budget de fonctionnement du CSE.

Les comptes annuels de CSE doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel il se rapporte. A titre d’exemple, pour les exercices clos le 31 décembre 2020, les comptes doivent être conservés jusqu’à l’année 2030 incluse.

Enfin, les documents comptables, comptes annuels, ainsi que le rapport d’activité et de gestion du CSE doivent être portés à la connaissance des salariés par tout moyen.

Le rapport d’activité et de gestion

Ce document, annuel, vise à présenter des informations qualitatives sur les activités du CSE, ainsi que sur sa gestion financière.

Son principal objectif est de permettre d’éclairer l’analyse des comptes annuels, tant pour les membres élus du CSE que pour les salariés ; cela permet donc d’évaluer les choix effectués par le CSE.

Il est établi selon les modalités prévues par le règlement intérieur du CSE ; pour les CSE devant présenter des comptes consolidés, il doit être établi en tenant compte de l’ensemble des entités contrôlées.

Le contenu du rapport varie en fonction de deux critères : d’une part, la taille du CSE, de l’autre, les ressources dont elles disposent. La liste exhaustive est déterminée par décret.

Excédent de budget : quelles possibilités pour le CSE ?

Si, une fois les comptes annuels approuvés, il existe un excédent concernant la subvention de fonctionnement, signifiant que le CSE n’a pas dépensé l’intégralité de ce qui lui a été alloué, elle peut, par une délibération, décider de transférer jusqu’à 10% du montant de l’excédent vers le budget dédié aux activités sociales et culturelles.

Ce transfert, de la subvention de fonctionnement à la contribution aux activités sociales et culturelles, est symétrique ; il est ainsi aussi possible de transférer un excédent de budget des activités sociales et culturelles vers la subvention de fonctionnement, dans la même limite de 10%.

En tous les cas, ce transfert doit :

  • Être inscrit dans les comptes du CSE ;
  • Être inscrit dans le rapport annuel.

Enfin, l’employeur ne doit pas participer au vote concernant ces décisions.

En cette pleine période d’approbation des comptes, le dialogue social est d’autant plus sollicité ; n’hésitez pas à consulter notre article dédié à ce sujet